5 Bukti Transaksi yang Harus Dimiliki UKM dan Pentingnya Bagi UKM

Setiap usaha yang tentunya selalu ada transaksi yang terjadi didalamnya. Transaksi sebagai tanda bahwa adanya perpindahan harta usaha berupa penjualan, pembelian, pegajian, dan membayar biaya operasional. Dalam setiap perpindahan harta tersebut sebaiknya memiliki bukti transaksi. Bukti transaksi yang harus dimiliki oleh UKM akan menjadi tanda sah bahwa adanya kegiatan transaksi.

Banyak juga pengusaha UKM yang mengabaikan bukti transaksi dalam menjalankan usahanya. Mereka menganggap bukti tersebut tidak terlalu penting terhadap jalannya usaha. Padahal bukti transaksi menjadi hal yang amat sangat penting untuk mengetahui transaksi apa saja yang terjadi selama ini dan sebagai alat pencocokan data sebelum penyusunan laporan keuangan.

Jika Anda bekerja divisi penjualan pada perusahaan besar, dan ketika Anda melakukan penjualan produk ke konsumen tanpa adanya bukti transaksi mungkin atasan Anda akan marah. Karena bukti transaksi akan menjadi bukti sah terjadinya transaksi dan akan menjadi acuan dasar dalam pembuatan laporan keuangan yang selalu dikeluarkan setiap bulannya.

2 Jenis Transaksi Pada Perusahaan

Pada perusahaan umumnya terdapat dua jenis transaksi yang terjadi. Yakni, transaksi internal dan transaksi eksternal. Transaksi internal digunakan untuk mencatat sebuah transaksi yang terjadi di dalam usaha itu sendiri. Misal Anda membutuhkan transaksi untuk pembelian alat tulis kantor, maka hal tersebut masuk dalam transaksi internal usaha.

Sedangkan transaksi eksternal adalah transaksi yang berkaitan dengan pihak-pihak eksternal perusahaan. Seperti transaksi pembelian barang dari supplier, transaksi penjualan, dan transaksi pembayaran hutang piutang, masuk sebagai kategori transaksi eksternal.

Di dalam setiap transaksi yang terjadi, harus terdapat bukti transaksi. Ada beberapa jenis bukti transaksi yang harus dimiliki oleh UKM untuk mempermudah dalam menyusun laporan keuangan diakhir periode nanti. Banyak orang yang sering mengabaikan hal ini, sebab mereka tidak memahami secara benar mengenai pentingnya bukti transaksi.

Jenis bukti transaksi yang harus dimiliki oleh pelaku UKM pun cukup beragam dan kegunaannya berbeda-beda. Berikut beberapa jenis bukti transaksi yang harus dipunyai oleh pihak UKM agar tidak bingung dalam mengelola keuangan perusahaan.

Jenis-Jenis Bukti Transaksi

Ada beberapa jenis bukti transaksi yang harus dijalankan oleh pemilik usaha, dan bukti transaksi ini harus disimpan sebagai database mengenai terjadinya sebuah transaksi hingga menjadi sebuah laporan keuangan usaha dalam periode tertentu.

Kwitansi

Mungkin hampir semua orang mengetahui fungsi dari kwitansi itu sendiri. Karena kata kwitansi sering disebutkan atau diminta oleh konsumen ketika melakukan pembayaran. Memang kwitansi berfungsi sebagai bukti penerimaan uang dari suatu pembayaran terhadap barang atau jasa.

Kwitansi harus diberikan kepada kedua belah pihak, yaitu yang menerima uang dan yang melakukan pembayaran. Anda sebagai pelaku UKM harus memberikan kwitansi pembayaran, ketika konsumen telah melakukan pembayarannya. Kwitansi sebagai bukti transaksi harus dimiliki oleh UKM dan harus selalu dipersiapkan oleh pemilik UKM.

Faktur

Mungkin Anda sering menganggap faktur sama dengan nota. Padahal keduanya adalah benda yang berbeda. Faktur berfungsi untuk penghitungan barang yang dibeli secara kredit oleh konsumen. Faktur ini harus dibuat dalam dua rangkap, dimana yang asli diberikan kepada konsumen yang membeli barang, sedangkan yang rangkap kedua dipegang oleh pemberi kredit.

Nota Kredit

Nota Kredit menjadi salah satu bukti transaksi yang harus dimiliki UKM. Nota kredit sebagai bukti pemberitahuan kepada konsumen bahwa akun yang dimiliki oleh konsumen telah di kredit oleh UKM dengan jumlah tertentu.

Nota Debet

Nota debet adalah kebalikan dari nota kredit. Dimana nota debet ini berfungsi untuk menginformasikan kepada pelanggan bahwa notanya telah di debet sesuai dengan nominal dan jumlah tertentu.

Nota Kontan

Nota Kontan ini berfungsi untuk diberikan kepada konsumen yang membayar tagihannya secara cash kepada UKM. Nota kontan ini memiliki dua rangkap, yang asli diberikan kepada si pembeli dan yang rangkap kedua dipegang oleh UKM.

Lima bukti transaksi yang harus dimiliki oleh UKM tersebut berguna untuk membantu pencatatan keuangan yang baik dalam bisnis yang Anda jalankan. Tentunya dengan adanya nota, pencatatan keuangan bisnis Anda bisa berjalan dengan baik, dan data keuangan Anda bisa tercatat dengan baik pula.

Semua jenis UKM wajib memiliki bukti transaksi. Karena bukti ini tidak hanya berguna bagi perusahaan skala besar dan menengah, namun juga berguna pada usaha menengah serta mikro. Adapun pentingnya bukti transaksi adalah:

Sebagai Bukti Transaksi yang Sah

Dalam ilmu akuntansi, pembayaran dianggap sah ketika adanya bukti transaksi dan bukti transaksi dicatat oleh kedua belah pihak. Sehingga semua bukti akan menjadi database yang digunakan dalam pembuatan laporan keuangan. Kelima Bukti transaksi yang harus dimiliki oleh UKM sudah harus ada ketika Anda memulai mendirikan usaha.

Sebagai Alat Koreksi

Mengapa bukti transaksi harus dimiliki oleh UKM? Karena akan digunakan sebagai alat koreksi ketika data keuangan usaha di audit. Karena data-data keuangan tersebut akan dicocokan dengan masing-masing data yang ada.

Kedua hal itulah yang menjadikan bukti transaksi yang harus dimiliki oleh UKM itu penting. Karena tidak adanya bukti transaksi maka tidak ada pembayaran yang sah. Hal ini dapat menyebabkan Anda sebagai pemiliki UKM mengalami kerugian.

Setelah semua data yang ada tersebut terkumpul, Anda bisa menyusunnya dengan mengelompokan setiap bukti transaksi untuk dijadikan laporan keuangan. Untuk mempermudah Anda dalam penyusunan laporan keuangan, maka sebaiknya Anda menggunakan software akuntansi Accurate. Software Accurate yang cocok untuk UKM yakni versi online yang dikenal dengan AOL (Accurate Online) dengan harga yang cukup terjangkau dan fitur yang disesuaikan dengan kebutuhan UKM di Indonesia.